Personvernerklæring
SiMoldes personvernerklæring handler om hvordan SiMolde samler inn, behandler og beskytter dine personopplysninger.
Studentsamskipnaden i Molde (SiMolde) er et særlovsselskap underlagt Lov om Studentsamskipnader. I henhold til denne lover er SiMolde sitt formål å ta seg av studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested. En studentsamskipnad skal tilby tjenester til studenter. I begrenset omfang kan en studentsamskipnad også tilby tjenester til andre enn studenter.
For å utføre sin virksomhet kan SiMolde, i henhold til Lov om Studentsamskipnader, stifte eller delta i selskap. Selskaper der SiMolde eier så mange aksjer eller andeler at de representerer flertallet av stemmene, anses selskapet som datterselskap. Denne personvernerklæringen gjelder SiMolde og SiMoldes datterselskaper.
Personvernerklæringen omhandler hvordan opplysninger, herunder personopplysninger, som SiMolde samler inn, blir behandlet, delt og lagret i forbindelse med SiMolde sin kommunikasjon med deg, herunder bruk av fagsystemer for våre virksomhetsområder og på vår nettside www.simolde.no, videre omtalt som “SiMolde-tjenestene”.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer og IP-adresse.
Personopplysningene blir behandlet i henhold til personopplysningsloven, EUs forordning for personvern, bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover. Der innhenting, behandling og lagring ikke er hjemlet i lov/forskrift eller er spesifisert i avtale og kontrakt som inngås som kunde, vil vi innhente samtykke fra kunde.
Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene (behandlingsansvarlig):
Studentsamskipnaden i Molde (SiMolde)
Org. Nr. 950 751 517
Britvegen 2
6411 Molde
SiMolde innhenter personopplysninger om våre kunder/brukere for å kunne tilby så gode tjenester som mulig.
Innsamling og behandling av personopplysninger forbedrer informasjonen kunder/brukere får om våre tjenester og tilbud, og gjør selvbetjening av søknader, avtaler og leieforhold enklere.
Ved å ta i bruk SiMoldes (digitale) tjenester gjør du det nødvendig for SiMolde å behandle personopplysninger om deg.
SiMolde er forpliktet til å følge gjeldene regler om personvern.
Reglene gir blant annet rett til å:
- Trekke tilbake og endre dine samtykker.
- Få personopplysninger vi ikke lenger har behov for å oppbevare slettet fra våre registre og systemer.
- Få rettet uriktige personopplysninger.
- Få innsyn i personopplysninger som er lagret om deg i våre datasystemet.
- Kreve at opplysningene SiMolde har om deg kan overføres til en tredjepart som du bestemmer.
- Klage til Datatilsynet dersom du mener at SiMolde ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.
Som bruker av SiMolde skal du være trygg på at SiMolde tar ansvar for å beskytte dine personopplysninger. Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og beskytter personopplysningene dine på en trygg og god måte.
SiMolde garanterer å:
- Være åpen om hvordan vi samler inn, bruker og lagrer dine personopplysninger.
- Kun bruke personopplysningene dine til det formålet vi har samlet dem inn for.
- Ikke samle inn eller behandle flere opplysninger om deg enn det vi trenger for å kunne tilby deg SiMolde-tjenestene, eller hva du har samtykket til.
Innsyn i eventuelle øvrige lagrede opplysninger kan du få ved å ta kontakt med SiMolde. SiMolde skal også kontaktes dersom du krever personopplysninger endret, slettet eller utlevert. Har du henvendelser som gjelder personopplysninger, kan du sende e-post til post@simolde.no og merke den med «Personopplysninger».
For deg som kun har et forhold til SiMolde i kraft av at du har betalt semesteravgift, men ikke benytter deg av tjenestene våre, samler vi ikke inn noen personopplysninger.
For deg som har et kundeforhold til SiMolde utover å betale semesteravgift, fremgår det nedenfor en overordnet oversikt over når vi samler inn, behandler og lagrer dine personopplysninger i forbindelse med de avtaler/kontrakter/kundeforhold du har inngått med oss.
Gjennom å signere husleiekontrakt gir du SiMolde rett til å behandle og lagre persondata.
Forvaltningssystem:
SiMolde forvalter alle boligsøknader og leieforhold hos Hybel AS. Sett deg inn i hvordan Hybel AS behandler dine personopplysninger her https://hybel.no/personvern/.
Inkasso:
Inkassoselskapet vi benytter får følgende informasjon om deg: navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, kontonummer, fakturanummer og beløp.
De tjenester som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra SiMoldes øvrige data.
Brukere av helsetjenester og kurs, gir gjennom avtale/kurspåmelding samtykke i at SiMolde samler inn nødvendige persondata i forbindelse med dette.
Opptak skjer gjennom kommunenes barnehagesystem, og følger kommunens retningslinjer. Alle som blir kunder i Anestua barnehage, samtykker til at SiMolde kan behandle personopplysninger som er relevante for deres kundeforhold i vår barnehage.
Formålet med innhenting og bruk av personopplysninger av bedriftskunder, her spesifisert til SiMolde kantine, er for å effektivt kunne registrere inn samtlige brukere med fornavn, etternavn og mobilnummer i SiMoldes kassasystem.
Registrering av mobilnummer er nødvendig for å muliggjøre påfylling/innlogging av brukere.
SiMolde engasjerer følgende underleverandør i forbindelse med support og vedlikehold av SiMoldes kassasystem: Munu AS (foretaksregisteret: 925 095 435).
Personopplysninger som SiMolde forvalter på vegne av bedriftskunde kan ikke brukes til andre formål enn verifisering, innhenting av rapporter, opprettelse og vedlikehold av brukerliste i SiMoldes kassasystem uten at dette på forhånd godkjennes av bedriftskunden.
Behandlingsgrunnlaget er personopplysningslovens art. 6.1.b.
Ved opphør av avtale skal SiMolde slette personopplysninger fra alle lagringsmedier innen 21 dager etter avtalens opphør. Slettingen skal kunne dokumenteres. Databehandleravtalen som foreligger mellom partene (bedriftskunden og SiMolde) vil alltid være førende.
SiMolde bok behandler dine personopplysninger til følgende formål:
- Ta imot bestillinger via nettløsning
- Salg av varer til kunde ved faktura
- Sende varer via post til kunder
- Bestille varer fra leverandør til en spesifikk kunde
- Betjene kunder via e-post
Behandlingsgrunnlaget er personopplysningsloven art. 6.1.b. og art. 6.1.f.
Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om deg:
- Navn
- Adresse
- E-post
- Telefonnummer
- Kundenummer
- Bestilling
SiMolde behandler personopplysninger som er relevante for deres kundeforhold, ved sending av varer blir dine personopplysninger delt med postvesenet.
Ved studieårsslutt hvert år slettes alle e-poster eldre enn 12 måneder. Personopplysninger i forbindelse med salg av varer oppbevares i 3 eller 5 år etter bokføringsloven.
Nettstedet www.simolde.no bruker cookies. Cookies er små tekstfiler som nettstedet vårt lagrer på datamaskinen din for blant annet å ivareta brukervennlighet, navigasjon og analytisk kapasitet. Disse inneholder kun en liten tekstfil – ikke programmer, virus eller malware av annen natur. Cookies benyttes for å bedre brukeropplevelsen din ved at brukerinnstillingene og opplysningene dine fremkommer når du benytter de digitale SiMolde-tjenestene.
Du kan velge å slå av cookies, men vi kan da ikke garantere at brukeropplevelsen blir som ønsket og du kan miste viktig funksjonalitet, for eksempel når du velger studiested.
Informasjonen vi samler inn, opplysningene du selv har registrert, og opplysninger som oppstår gjennom kundeforholdet, brukes for å oppfylle våre avtaler med deg og utvikle og forbedre SiMolde-tjenestene.
SiMolde bruker opplysningene for å gi deg tilbud og kommunikasjon i tråd med de samtykker du har gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette de opplysninger som ble lagret i tilknytning til det aktuelle samtykket.
Personopplysningene dine blir bare brukt til andre formål eller oppgitt til en tredjepart med din tillatelse eller når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre de kontraktmessige forpliktelsene vi har overfor deg. SiMolde videreselger ikke personopplysninger til andre. Det er kun aggregert data som blir delt med tredjeparter.
Ved påmelding til våre konkurranser/arrangementer/kurs og lignende vil dine personopplysninger kun bli brukt til behandling av påmeldingen, praktisk informasjon i forkant av arrangement/kurs, tilsending av evaluering, for å få kontakt med deg om du vinner en konkurranse og ved eventuell oppfølging i etterkant. Deretter slettes dine personopplysninger når konkurransen/arrangementet/kurset er avsluttet og vinneren(e) er kontaktet.
Vi kan ved aktivt samtykke eller som en del av relevante kundeforhold:
- Bruke dine kontaktopplysninger til å sende deg informasjon, og til å invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du var med bruk av SiMoldes tjenester.
- Benytte dine personopplysninger og opplysninger om din bruk av tjenesten anonymisert for å hjelpe oss med å fatte beslutning om salg, markedsføring og produktutvikling.
Når du som student ikke lenger betaler semesteravgift til SiMolde og ikke lenger benytter noen av SiMolde sine tjenestetilbud, oppbevarer SiMolde persondata i en begrenset periode etter at kundeforholdet er avsluttet. Lengden på denne perioden avhenger av hva slags kundeforhold du har hatt til SiMolde.
Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven (5) og eventuell annen lovgivning krever lagret.
Slettingen gjennomføres manuelt og kontrolleres halvårlig av behandlingsansvarlig.
Direktør er på vegne av Studentsamskipnaden i Molde (SiMolde) behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. Behandlingsansvarlig har delegert myndigheten til Leder økonomi og administrasjon.
Utleveres opplysninger om deg til SiMolde sine tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene, og SiMolde vil håndtere ansvaret for databehandlers håndtering av personopplysninger gjennom egne databehandleravtaler.
SiMolde kan i visse tilfeller, regulert av lovverk, levere opplysninger til myndighetene og til tilknyttede utdanningsinstitusjoner. SiMolde deler ikke dine personopplysninger for kommersielle formål eller markedsføringsformål uten ditt forutgående samtykke.
SiMolde kan benytte underleverandører for å levere, utvikle og forbedre SiMolde-tjenestene. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. Underleverandører blir da databehandlere, mens SiMolde forblir behandlingsansvarlig. SiMolde inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar/behandler/lagrer personopplysninger eller på noen annen måte har innsyn til persondata fra SiMolde.
SiMolde har IT-avtale med Høgskolen i Molde som omhandler drift av e-post og andre IT-tjenester. Denne avtalen omfatter også databehandleravtale mellom Høgskolen i Molde og SiMolde, der IT-reglement for begge institusjoner er beskrevet.
Persondata SiMolde samler inn lagres på Høgskolen i Molde sine servere.
SiMolde sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.
SiMolde publiserer innhold på Facebook, Instagram, TikTok og på simolde.no. SiMolde vil ikke legge ut personopplysninger på disse stedene. SiMolde vil kunne benytte tilbakemeldinger fra kunder til å videreutvikle våre tjenester ytterligere.
Funksjoner for sosiale medier driftes enten av en tredjepart eller direkte på nettstedet vårt. Din bruk av slike funksjoner er underlagt personvernerklæringen til selskapet som leverer dem.
SiMolde kan endre samtykkevilkår og personvernerklæring for å følge nye rettslige krav, og på grunn av endringer i vår egen praksis for innsamling og behandling av personopplysninger.
Informasjon om endringer vil bli gitt på simolde.no.
Har du spørsmål til behandlingen av dine opplysninger, kan du sende e-post til post@simolde.no og merke den med “Personopplysninger”.
Du kan klage på hvordan SiMolde behandler dine opplysninger til:
Datatilsynet
22 39 69 00
Du finner mer informasjon om personvern og personvernrelaterte saker på nettsidene til Datatilsynet.
