Utskifting av styre
Når et nytt styre velges er det avgjørende at viktig kunnskap ikke forsvinner, samt at tilganger og rettigheter overføres videre. Her finner du en oversikt over ting det kan være greit å ta en gjennomgang på.
Sjekkliste:
Dersom foreningen har et eget organisasjonsnummer, må informasjonen om styret oppdateres i Brønnøysundregisteret. Dette gjøres gjennom Altinn.
Les mer om endring av styre i Brønnøysundregisteret her.
Alle som skal ha anledning til å bruke penger i foreningen, må opprettes som disponenter i banken, og det gamle styret må slettes. I tillegg kommer tilganger på nettbank. Ta kontakt med deres respektive bank for å gjøre dere kjent med prosessen.
For at medstudenter skal få en oversikt over hvem som sitter i det nye styret må dette meldes inn til studentliv@simolde.no, samt oppdateres i foreningsoversikten.
iStudent har et eget møterom i A-bygget. Alle foreninger ved campus Molde har også tilgang til minglerommet, i A-bygget. Der har de et eget oppbevaringsskap, muligheten til å avholde styremøter eller bare være sosial. Sørg for at det nye styret er orientert og har tilgang.
Dersom foreningen har egen nettside, blogg eller sosiale mediekanaler, er det viktig at rettighetene for å publisere på disse overføres til nye styremedlemmer/medieansvarlig. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang.
Husk å oppdater epostlister med nye adresser. Dersom foreningen er del av en større organisasjon, må dere huske å informere moderorganisasjonen om nye mennesker i foreningen. Send mail til it-support@himolde.no for å oppdatere tilganger.
Hver forening er tilknyttet teamet «Moldestudent 2023 – Høgskolen i Molde», med tilhørende kanal til egen forening. Ha en gjennomgang av teamet og de ulike dokumentene som ligger der når styret skiftes ut, og pass på at nytt styre er lagt til.
De som stiller og blir valgt til styret, har sannsynligvis allerede noe kjennskap til foreningen. En gjennomgang av strategidokumenter og vedtekter, samt andre møtedokumenter gir likevel et godt innblikk i hvordan prosessene i foreningen fungerer. Bruk litt tid til en gjennomgang av disse i styret, og i underutvalg dersom det finnes. Her er noen vanlige dokumenter det kan være lurt å gå gjennom:
- Vedtekter/strategi
- Tidligere planer og rapporter
- Økonomiske planer (budsjett) og rapporter (regnskap)
- Interne møtedokumenter (innkalling og referater til styremøter, medlemsmøter, utvalgsmøter ect).
Ulike vervbeskrivelser ligger publisert på SiMolde.no, men det kan likevel være greit å ha en gjennomgang fra avtroppende verv til påtroppende for hva f.eks lederrollen eller rollen som styremedlem innebærer i den enkelte foreningen.
Når det kommer inn nye styremedlemmer, kan det være lurt å ta et felles styremøte med gammelt og nytt styre, for å dele erfaringer og sette realistiske forventninger til vervene.
Nyttige spørsmål til avtroppende styre:
- Hvor mye tid satte de av til styrearbeidet, og var dette tilstrekkelig?
- Hvilke forventninger hadde de til foreningen og styrearbeidet?
- Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
- Hva er de spesielt fornøyd med?
- Hva ville de gjort annerledes?
- Hvilke prioriteringer har styret gjort i sin periode?
- Hvilke rammer jobber foreningen innenfor?
- Hvordan oppleves organisasjonskulturen?
Nyttige spørsmål til diskusjon for påtroppende styre:
- Hvor mye tid satte de av til styrearbeidet, og var dette tilstrekkelig?
- Hvilke forventninger hadde de til foreningen og styrearbeidet?
- Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
- Hva er de spesielt fornøyd med?
- Hva ville de gjort annerledes?
- Hvilke prioriteringer har styret gjort i sin periode?
- Hvilke rammer jobber foreningen innenfor?
- Hvordan oppleves organisasjonskulturen?
